fonte:
http://www.ilquotidianodellapa.it/_contents/news/2015/febbraio/1424541733250.html
Il Ministero dell'interno, Dipartimento per gli Affari Interni e
territoriali ha emanato la circolare n. 4 del 19 febbraio 2015 sulla "Documentazione rendiconti spese elettorali anticipate dai comuni. Dematerializzazione dei documenti"
I comuni, in presenza di consultazioni elettorali di interesse
statale, devono trasmettere alle Prefetture il documentato rendiconto
delle spese sostenute per l’organizzazione tecnica e l’attuazione delle
consultazioni medesime ai fini del successivo rimborso (articolo 15,
decreto legge n. 8 del 1993 e s.m.i).
Stante il notevole volume cartaceo prodotto dalle Amministrazioni
interessate, il dipartimento, alla luce dell’evoluzione normativa
relativa alla dematerializzazione degli atti introdotta dal decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i., ha interessato il competente
Ministero dell’economia e delle finanze circa la possibilità di
trasmettere la suddetta documentazione mediante supporti informatici.
Il citato Dicastero si è espresso positivamente ed ha fornito gli
elementi utili ai fini della trasmissione telematica della
documentazione in parola rinviando, per i profili di dettaglio, alla
circolare n. 3 del 20 gennaio 2014 del Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato, disponibile sul sito internet del Dipartimento
medesimo.
In particolare, ha precisato che
la trasmissione telematica
dei documenti deve avvenire nel rispetto di taluni imprescindibili
requisiti, quali l’utilizzo della posta elettronica certificata, in
quanto in grado di identificare univocamente il mittente ed il
destinatario di un messaggio e di attestarne i momenti di invio e
ricezione, e l’utilizzo della firma digitale, in quanto meccanismo
riconosciuto dall’ordinamento per sottoscrivere, in formato elettronico,
un documento informatico, attestandone l’autenticità e la provenienza.
Pertanto, per la piena efficacia giuridica della trasmissione telematica, le due condizioni (
PEC e firma digitale), che soddisfano il requisito della forma scritta, devono sussistere contestualmente.
Ciò premesso, in occasione delle future consultazioni elettorali di interesse statale,
i comuni dovranno trasmettere i rendiconti elettorali telematicamente per posta elettronica certificata (PEC).
A tal fine, sulle copie informatiche dei documenti da inviare, siano
essi in origine analogici oppure informatici, dovrà essere apposta
(singolarmente, su ciascuna delle copie) o associata (collettivamente,
ad un insieme di copie) la firma digitale del responsabile del servizio,
che attesti la conformità agli originali.
Va, quindim prestata la massima attenzione sulle immagini riprodotte
informaticamente ed in modo particolare su quelle che superano le
dimensioni del foglio A4.
Gli enti che non possono provvedere alla trasmissione telematica
della documentazione, essendo la dimensione degli atti da allegare
superiore alla dimensione massima dei messaggi ammessa dal sistema di
posta elettronica certificata, dovranno memorizzare i documenti
informatici, completi della necessaria firma digitale del responsabile
del servizio, su CD-ROM. Questi ultimi, al fine di soddisfare i
caratteri di certezza dell’invio e della ricezione richiesti, dovranno
essere trasmessi nelle forme tradizionali, quali allegati di una nota
cartacea e spediti alla Prefettura di riferimento per posta
raccomandata, ovvero mediante consegna a mano. Tale modalità, in ogni
caso, è da considerarsi residuale e solo se ne ricorrono i presupposti
sopra richiamati.
Infatti, il Ministero dell’economia e delle finanze ha evidenziato
che il ricorso a questa forma di trasmissione “ibrida” (lettera cartacea
con allegati informatici), non espressamente prevista dalle norme,
trova giustificazione
solo nel suddetto caso di eccessiva dimensione degli atti da trasmettere.
Alla luce di quanto suesposto, codeste Prefetture, ultimati i
controlli di competenza, trasmetteranno alle locali Ragionerie
provinciali, tramite posta elettronica certificata, ovvero con nota
cartacea completa degli allegati CD-ROM, la documentazione di cui
trattasi prodotta su supporto informatico, firmata digitalmente, in
conformità alla normativa vigente che conferisce alla stessa il valore
di originale ad ogni effetto di legge.
Tenuto conto delle innovazioni derivanti dalla dematerializzazione
dei rendiconti elettorali, si prega di dare massima diffusione alla
presente circolare, invitando i comuni ad attivare tutte le necessarie
iniziative volte ad assicurare l’esatto adempimento delle nuove
procedure informatiche.
